Eine gut durchdachte Ordnerstruktur ist wichtig und notwendig, um Dateien ihren Bestimmungen entsprechend abzulegen und für andere zugänglich zu machen. In SharePoint Bibliotheken gilt das ebenso. Wird nun in einer solchen strukturierten Bibliothek sortiert und gefiltert, können erstellte Ordner allerdings nicht in diese Sichten eingebunden werden. Diese Einschränkung wird durch den HATAHET Must-Have Meta Master 2016 (On-Premises) aufgehoben und damit sind Ordner für die Filterung und Sortierung als zusätzliche Metadatenfelder verfügbar.
Funktionsweise
Der HATAHET Must-Have Meta Master ist ein Eventreceiver, der individuell für Webseiten und darin enthaltene Bibliotheken aktiviert werden kann. Die Tiefe der Ordnerstruktur, die als Metadatenfelder zur Verfügung stehen soll kann definiert werden, genauso wie die Inhaltstypen, die berücksichtigt werden sollen. Der Uploadvorgang für Dokumente wird nicht verändert, da die Speicherung der zusätzlichen Daten in der Liste voll automatisch erfolgt. Das Feature kann jederzeit zu bestehenden Bibliotheken hinzugefügt werden, bestehende Dateien werden dabei nicht verändert bzw. mit zusätzlichen Metadaten erweitert.
Das Feature, das nach der Installation vorhanden ist, findet man in den Website Features und es kann dort aktiviert werden.
Benötigt man die Lösung also auf mehreren Websites innerhalb einer Site Collection, muss dieses für jede Website aktiviert werden. Die Lösung ist, wie jede HATAHET Solution, zweisprachig (englisch, deutsch).
Einstellmöglichkeiten
Nach der Aktivierung befindet sich in allen Bibliotheken unter deren Einstellungen der neuer Menüpunkt „HATAHET Meta Master Settings“:
In dem durch den Link aufrufbaren Untermenü befinden sich folgende Einstellungsmöglichkeiten:
Activation
Aktiviert den HATAHET Must-Have Meta Master. Nur wenn dieser aktiviert ist, werden Änderungen an der Library vorgenommen. Gemachte Änderungen werden bei Deaktivierung nicht gelöscht.
Folder depth
Gibt an, bis zu welcher Tiefe der HATAHET Must-Have Meta Master die Folder in Spalten überträgt. Für jede Tiefe wird eine Spalte automatisch angelegt. Der Titel der Spalten kann manuell geändert werden. Bestehende Spalten werden nicht gelöscht und auch nicht überschrieben, wenn die Tiefe verringert wird.
Content types
Hier können die Namen von Content types angegeben werden, die vom HATAHET Must-Have Meta Master beachtet werden sollen. Bei keiner Eingabe werden alle Dokumente beachtet. Die Trennung der Namen erfolgt durch Strichpunkte.
Die Speicherung der Einstellungen erfolgt in den List Properties (im Rootordner der Bibliothek). Manuelle Änderungen dieser Einstellungen sind möglich aber nicht empfohlen.
Wissenswertes
- Einstellungen der Contenttypen sind sprachgebunden und müssen, falls sie in mehreren Sprachen beachtet werden sollen, in allen Sprachen eingetragen werden, sofern Übersetzungen des Namens existieren. z.B.: Document;Dokument
- Die Funktionalität ist an die Rechte des Benutzers gebunden. Hat ein User keine Schreibrechte in der Bibliothek, kann er dort auch keine Dokumente mit zusätzlichen Metadaten ablegen.
- Automatisch durch die Solution angelegte Spalten sollten nicht verändert werden. Spalten, die versehentlich gelöscht wurden, können durch die erneute Speichern der Settings wiederhergestellt werden. Inhalte werden dabei nicht wiederhergestellt.
- Werden die Einstellungen bezüglich der Tiefe geändert, dann werden die nicht mehr gebrauchten Felder nicht automatisch gelöscht, damit keine Inhalte verloren gehen.
- Automatisch angelegten Spalten werden weder einer Ansicht hinzugefügt noch wird ihr Titel gesetzt. Dies muss manuell gemacht werden. Der Titel dieser Felder darf beliebig verändert werden, da die Lösung nur auf die internen Feldnamen zugreift.
- WebDav wird durch die Solution unterstützt.
Fazit
Der HATAHET Must-Have Meta Master ist bei Dokumentenbibliotheken mit tiefer und systematischer Ordnerstruktur empfehlenswert, um die Sortierung, Filterung und Gruppierung der Bibliothek zu erweitern. Zudem sind flache Darstellungen der Ordnerstruktur möglich, die immer noch den Ursprung, in dem sich das Dokument befindet, beinhalten. Ein Must-Have um Ordnerstrukturen effizient zu managen.
Sollten Sie weitere Fragen oder Interesse zu unserer neuen Solution haben, besuchen Sie uns einfach auf unserer HATAHET Homepage.
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