Dezentrale Unternehmensstruktur, Work-Life-Balance und flexible Arbeitszeiten – Heute arbeitet man hier und morgen dort. Arbeitgeber stellen sich der Herausforderung um der steigenden Digitalisierung gerecht zu werden und begreifen zunehmend, dass die physische Lokation eines Mitarbeiters nicht ausschlaggebend ist, für funktionierende Teams.
Unser Produktivitäts-Experte und SharePoint.AT Blogger Nahed Hatahet interviewte zu diesem Thema Reinhard Travnicek von der X-tech.
Nahed Hatahet: Der Arbeitsplatz hat sich enorm gewandelt, es ist auch nicht mehr notwendig bei wissensbasierter Arbeit an einem fixen Platz zu sitzen. Wie siehst Du konkret dieses so wichtige Thema?
Reinhard Travnicek: Ein Arbeiter einer Fabrik wird immer seine Maschine und das Material benötigen und diese können nicht an jedem beliebigen Ort bereitgestellt werden. Aber überall dort, wo ausschließlich mit dem Wissen der Menschen gearbeitet wird, kann der Übergang von physischen Lokationen, wie einem Schreibtisch, zu virtuellen und in weiterer Folge mobilen Arbeitsplätzen erfolgen. Die Strukturen in der Arbeitswelt haben sich in den letzten Jahren grundlegend verändert. Treiber sind die technischen Erfindungen unserer Zeit. Für viele Unternehmen ist es oft nicht mehr wirtschaftlich über Gebäude und riesige Infrastrukturen zu verfügen, wenn die täglichen Arbeitsabläufe und Prozesse dies nicht mehr erfordern. Vorher war es zum Beispiel notwendig, dass alle Mitarbeiter an einem Ort sitzen, damit ein Papierlauf überhaupt erst ermöglicht wurde. Durch Mails, Intranet, Social Media oder Skype for Business ist es heute vollkommen irrelevant wo jemand arbeitet. Externe und Projektmitarbeiter kommunizieren mit fixen Angestellten über die halbe Welt hinweg und sind oftmals produktiver, weil die Kommunikationswege effizienter sind, und die Informationen intelligent auf die jeweilige Aufgabe zugeschnitten sind.
Nahed Hatahet: Experten sind oft nicht an einem Ort zu finden, wie geht man damit um und was versteht man unter einem Mikrobüro bzw. dem Thema „Mobility“?
Reinhard Travnicek: Generell sind drei Bereiche wichtig: Human Resources, Assets und Work-Life-Balance. Beim ersten Punkt geht es eben darum, dass nicht alle Mitarbeiter an einem Ort versammelt sein müssen, weil es benötigte Talente und Experten vielleicht auch gar nicht alle an einem Ort gibt. Viele Firmen gründen Mikrobüros in Städten, dort fassen sie beispielsweise drei oder vier Programmierer zusammen und stellen ihnen virtuelle oder mobile Arbeitsplätze zur Verfügung – mehr nicht.
Assets wie Büros, Einrichtung, Infrastruktur usw. können von den Unternehmen eingespart werden. Oftmals erbringt die IT die Leistung, die den virtuellen sowie mobilen Workspace ausmachen, auch nicht mehr komplett selbst. Durch Zukauf von Cloud Services, wird sie vom Produzenten zum Broker.
Menschen sind wieder auf der Suche nach Arbeit die sinnstiftend ist und wo sich das private Leben mit dem Beruf gut vereinbaren lässt. Dadurch wird das flexible Arbeiten immer essentieller, denn damit gibt man MitarbeiterInnen auch die Selbstbestimmung über den eigenen Tagesablauf. Es wird von verschiedenen Orten aus und zu ganz unterschiedlichen Zeiten gearbeitet. Bevorzugt versuchen Mitarbeiter, speziell im Projekt dann auch mit ihren eigenen Devices zu arbeiten. Dabei ist es wichtig, dass für sie eine virtuell immer optimal angepasste Arbeitsumgebung geschaffen wird, damit sie in den Workflow des Unternehmens gut integriert sind und optimal mitarbeiten können – ein Mobile Workspace eben.
Nahed Hatahet: Das klingt ja alles vielversprechend und die Themen verfolgen uns alle ja seit geraumer Zeit, mehr oder weniger intensiv. Zahlt sich wirklich aus umzudenken?
Reinhard Travnicek: Viele Unternehmensgründer und Führungskräfte, haben oftmals das Gefühl, wenn sie nicht wissen wo sich ihre MitarbeiterInnen aufhalten, dann leidet die Produktivität. Doch Hand aufs Herz – niemand arbeitet 8 Stunden durchgehend ohne gedankliche Unterbrechung wenn man im Büro sitzt. Oftmals sind Deadlines in virtuellen Teams sogar strenger als bei üblichen Projekten, da dort die implizierte Übereinkunft getroffen wird, dass jeder effizient arbeitet um auch anderen die Möglichkeit der Zeiteinteilung zu ermöglichen.
Wenn weniger Kosten bei den Assets anfallen, weniger Kosten und Aufwände durch Reisen und Meetings, dabei aber der gleiche Output erzielt wird, dann hat man nachweislich die Effizienz gesteigert. Das bringt die Digitalisierung mit sich und ist ein großer Faktor in Unternehmen.
Nahed Hatahet: Was wäre das Ziel der nächsten Jahre und sollte man nicht auch wegen Sicherheit sensibilisieren?
Reinhard Travnicek: Das Ziel der nächsten Jahre muss sein, dass ausreichende Internet Anbindungen im ganzen Land entstehen. Beim Mobile Workspace läuft alles über Netzwerke und die benötigen ausreichende Bandbreiten. Hier rüstet auch Österreich immer mehr nach und hat die Wichtigkeit und die Entwicklung dahingehend verstanden.
Außerdem müssen MitarbeiterInnen, vielleicht auch schon Schüler und Studenten, laufend geschult werden, um die Risiken beim Umgang mit sensiblen Daten besser zu verstehen. In Zeiten von Ransomware & Co. ein nicht zu vernachlässigender Faktor, da man damit mobil auch schneller in Fallen tappen kann.
Nahed Hatahet: Macht es Sinn hier sofort aufzuspringen oder sollte man noch warten? Ist das Thema nicht eh schon bekannt?
Reinhard Travnicek: Es ist ja schon lange kein Trend mehr – mobile und virtuelle Arbeitsplätze werden immer mehr in einer vernetzten und globalisierten Wirtschaftswelt. Ob man das als Unternehmen möchte oder nicht. Es wird daher sinnvoller sein, sich rechtzeitig mit den Möglichkeiten und Hindernissen zu beschäftigen bevor man den Anschluss an den Mitbewerb verpasst. Vor allem wenn man daran interessiert ist, junge und qualifizierte Arbeitskräfte ins Team zu holen.
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