In der heutigen Zeit wird es immer wichtiger ortsunabhängig, plattformübergreifend, gemeinsam an Dokumenten arbeiten zu können.

Um genau diese Anforderungen abzudecken kommt die Cloud ins Spiel. Office 365, SharePoint Online und Office Online sind hierfür die bevorzugten Werkzeuge von Microsoft. So wie alle Werkzeuge, haben auch die Werkzeuge von Microsoft einen „bevorzugten Tätigkeitsbereich“ und einen Bereich, der weniger dafür passend ist.

Um es anders zu beschreiben:

Sie können einen Nagel mit einem Schraubenzieher in ein Stück Holz hämmern, nur bestimmt nicht so zielsicher wie mit einem Hammer.

Szenarien

Der bevorzugte Tätigkeitsbereich von Office Online und Co-Authoring wäre ein Team mit maximal 5-10 Personen die gleichzeitig über einen Internet Explorer an Dokumenten mit einer überschaubaren Dokumentengröße arbeiten. (Bsp. max. 10MB bei Excel Dokumenten)

Ein Szenario, dass für Co-Authoring über SharePoint Online problematisch werden kann, wäre eine Zusammenarbeit mehrerer Personen über unterschiedliche Plattformen (Office Online, lokalem Office auf Windows und lokalem Office auf Mac) auf großen Dokumenten (z.B.: Excel)

Limitierungen

Wie man aus Szenario 2 bereits erkennen kann, spielen Dateigröße und die verwendete Plattform eine große Rolle bei den Limitierungen bezogen auf die Zusammenarbeit an Dokumenten über SharePoint Online. Auch die eingeschränkten Funktionalitäten in Office Online dürfen bei der Wahl des Werkzeugs nicht vernachlässigt werden. Im Folgenden wird nun Versucht einen Überblick über die Limitierungen von SharePoint Online und Office Online zu schaffen. Dafür muss man Word, Excel und PowerPoint getrennt voneinander betrachten.

Unterschiede zw. Office online und installierten Office

Hier finden Sie eine Link Sammlung zu Microsoft Artikeln, in denen die jeweiligen Unterschiede genau beschrieben werden.

Word: https://support.office.com/en-us/article/Differences-between-using-a-document-in-the-browser-and-in-Word-3E863CE3-E82C-4211-8F97-5B33C36C55F8?ui=en-US&rs=en-US&ad=US

Excel: https://support.office.com/en-us/article/Differences-between-using-a-workbook-in-the-browser-and-in-Excel-F0DC28ED-B85D-4E1D-BE6D-5878005DB3B6

Powerpoint: https://support.office.com/en-us/article/How-certain-features-behave-in-web-based-PowerPoint-a931f0c8-1305-4428-8f7c-9cfa00ef28c5?ui=en-US&rs=en-US&ad=US

Zusammenarbeit an Word Dokumenten

Hier gibt es bis auf die teilweise relativ stark verzögerte Anzeige von Änderungen am Dokument wenig zu beachten.

• Dokument in der Cloud speichern
• Dokument freigeben
• Bearbeiter öffnen das Dokument entweder in Word Online oder mit dem lokalen Word (min. Office 2013)
  • Das gemeinsame Bearbeiten von Word Dokumenten über Word online und Office Word 2016 funktioniert in Echtzeit.

Quelle: https://support.office.com/en-us/article/Collaborate-on-Word-documents-with-real-time-co-authoring-7dd3040c-3f30-4fdd-bab0-8586492a1f1d?ui=en-US&rs=en-US&ad=US

Zusammenarbeit an Excel Dokumenten

Bei der gemeinsamen Bearbeitung von Excel Dokumenten gilt es schon etwas mehr zu beachten.

• Dokument in der Cloud speichern
• Dokument freigeben
• Dokument zum gemeinsamen Bearbeiten öffnen:
  • Alle Teilnehmer öffnen das Dokument über Excel Online im Browser
  • Die Datei darf nicht größer als 10 MB sein! 
  • Empfohlen wird dafür die Verwendung von Internet Explorer in der aktuellen Version
  • Alle Teilnehmer öffnen das Dokument über Excel 2016, lokal auf ihrem Windows 10 Gerät
    • Office 2013 unterstützt Co-Authoring in Excel nicht! 
    • Office für Mac unterstützt Co-Authoring in Excel nicht!

Lösungsansatz für das plattformübergreifende Bearbeiten von Excel Dateien:

Excel Dateien mit einer Größe von mehr als 10 MB, sind entweder so komplex, dass sich eine gemeinsame Bearbeitung dieser Datei aufgrund der dahinterliegenden Programmierungen, Makros und Verknüpfungen nicht empfiehlt, oder es wurden Formatierungen durch Copy & Paste Vorgänge aus unterschiedlichen Dokumenten vermischt.

Bei Excel Dokumenten, größer als 10 MB, die keine aufwendige Programmierung oder Makros enthalten, empfiehlt es sich die Formatierungen zu bereinigen und, darauf zu achten, dass keine hochauflösenden Bilder in der Arbeitsmappe oder in den Kommentaren verwendet wurden.

Pro-Tipp: Besteht eventuell auch die Möglichkeit das ein oder andere Excel-File durch eine SharePoint Liste abzulösen? Beispielsweise Bestelllisten, Mitarbeiter Listen, usw.

Quelle: https://support.office.com/en-us/article/Collaborate-on-Excel-workbooks-at-the-same-time-with-co-authoring-7152aa8b-b791-414c-a3bb-3024e46fb104?ui=en-US&rs=en-US&ad=US

Zusammenarbeit an PowerPoint Dokumenten

Hier gibt es, ähnlich wie bei der Bearbeitung von Word Dokumenten wenig zu beachten.

• Dokument in der Cloud speichern
• Dokument freigeben
• Bearbeiter öffnen das Dokument entweder in PowerPoint Online oder mit dem lokalen PowerPoint (min. Office 2013)
  • Das gemeinsame Bearbeiten von PowerPoint Dokumenten über PowerPoint online und Office PowerPoint 2016 funktioniert in Echtzeit

Quelle: https://support.office.com/en-us/article/Work-together-on-PowerPoint-presentations-0c30ee3f-8674-4f0e-97be-89cf2892a34d

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